5ส.คือ

เมื่อเอ่ยถึง 5ส หลายท่านคงเคยได้ยินจนคุ้นหู แต่มักจะนึกถึงการนำ 5ส มาใช้ในโรงงาน ในสถานที่ทำงาน เพื่อทำให้โรงงาน หรือ สถานที่ทำงานมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และน่าอยู่ น่าทำงาน ปัจจุบันองค์กรต่างๆได้มีการทำ 5ส. กันอย่างกว้างขวางและเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงานประจำ ( Daily Management) และเป็นพื้นฐานที่สำคัญของระบบคุณภาพและการเพิ่มผลผลิตอย่างยั่งยืน
การนำหลักการของ 5ส เข้ามาใช้ในการบริหารจัดการ ก่อนอื่น เราคงจะต้องทำความเข้าใจถึงความหมาย และแนวคิดของ 5ส ก่อนว่า มีความเป็นมาเป็นไปอย่างไร และอะไร คือ หลักการของ 5ส

5ส เสาเข็ม 5 ต้นของการพัฒนา
หากสร้างบ้าน ต้องมีเสาเข็ม เพื่อทำให้ฐานรากของบ้าน หรือตึกมั่นคงฉันใด การพัฒนาคุณภาพก็ต้องมีการวางรากฐานของ 5ส ไว้เป็นหลักการพื้นฐานฉันนั้น ลองนึกถึงภาพครอบครัว ซึ่งประกอบด้วย พ่อ แม่ และลูก ๆ และทุกคนนำหลักการของ 5ส มาใช้ในการจัดระบบ ระเบียบสิ่งของในบ้าน ทำให้บ้านมีระเบียบ สิ่งของที่ควรอยู่ในจุดต่าง ๆ อยู่ตรงตามจุดที่กำหนด บ้านมีความสะอาด และทุกคนให้ความร่วมมือกันทำ Big Cleaning ทุกวันอาทิตย์ ซึ่งถือว่า เป็นวันครอบครัว (Family Day) บรรยากาศการเป็นครอบครัว คงจะมีความสุข และน่าอยู่ขึ้นอีกมาก (ได้ช่วยกันทำงานเป็นทีม)
แต่ถ้าหากองค์กรนำมาใช้ในสถานที่ทำงานแล้วก็จะได้ประโยชน์อย่างมหาศาล เพราะสถานที่ทำงานของเราเปรียบเหมือนครอบครัวใหญ่ ซึ่งมีผู้บริหารเป็นเสมือนหัวหน้าครอบครัว หากเราทำให้ทุกคนในองค์กร ช่วยกันดูแลองค์กรเสมือนเป็นบ้านของเราเองแล้ว องค์กรคงจะได้อยู่ร่วมกันอย่างมีความสุข เสมือนหนึ่งเป็นคนในครอบครัวเดียวกัน

5ส มีความเป็นมาอย่างไร

เรามักจะได้ยินคนกล่าวว่า “ กิจกรรม 5ส เป็นกิจกรรมที่มาจากประเทศญี่ปุ่น โดยข้ามน้ำข้ามทะเลมา แต่กิจกรรม 5ส จะไม่ประสพความสำเร็จในประเทศไทย ” คำพูดดังกล่าว ดูเหมือนว่า 5ส คงทำไม่ได้อย่างแน่นอน ในบ้านเรา เพราะคนไทย และคนญี่ปุ่น มีลักษณะที่แตกต่างกัน
ในความเห็นของผู้เขียน กลับมองในมุมตรงข้ามจากประสบการณ์ที่คลุกคลีกับกิจกรรมนี้มาเป็นเวลานาน เห็นว่า 5ส ที่นำมาใช้อยู่ในองค์กรต่าง ๆ ในบ้านเรา ได้มีการประยุกต์ และปรับเปลี่ยนให้มีสไตล์แบบไทย ๆ (Thai Style) และเป็นรูปแบบที่มีความยืดหยุ่นกว่าต้นฉบับดังเดิมของญี่ปุ่น โดยแทรกวัฒนธรรมความเป็นไทยลงไปผสมผสาน คลุกเคล้าให้ได้สัดส่วนที่เหมาะกับคนไทยอย่างยิ่ง ซึ่งหลาย ๆ หน่วยงานที่นำ 5ส มาประยุกต์ใช้ ถือว่า เป็นกิจกรรม (Activity) พัฒนาทรัพยากรมนุษย์ขั้นพื้นฐานที่ผู้มาใหม่/พนักงานใหม่ทุกคนต้องรับรู้ และเข้าใจถึงปรัชญาแนวคิด และวิธีการปฏิบัติกิจกรรม 5ส อย่างถ่องแท้
5 ส มาจาก คำในภาษาญี่ปุ่น 5 คำ

• สะสาง Seiri (เซ – ริ) คือ การแยกให้ชัด ระหว่างสิ่งของที่จำเป็นและไม่จำเป็นต่อการใช้งานออกเป็น 2 ส่วน
• สะดวก Seiton (เซ – ตง) คือ การจัดวางของที่จำเป็นให้ง่ายต่อการใช้ ให้ทุกคนดูแล้ว
  รู้ว่าเป็นอะไร อยู่ที่ใด
• สะอาด Seiso (เซ – โซ) คือ การทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถู ให้ดูงามตา และสวย งาม เสริมสร้างบรรยากาศที่น่าอยู่ น่าอาศัย
• สุขลักษณะ Seiketsu (เซ – เคท – ซึ) คือ การรักษาสภาพให้เป็นระเบียบ เรียบร้อย สะอาด ดูงามตาอยู่เสมอ โดยการทำ ส 1 , ส2 และ ส3 อย่างต่อเนื่อง
• สร้างนิสัย Shitsuke (ชิท – ซิ – เคะ คือ การฝึกอบรมบ่มนิสัยให้ปฏิบัติตามสิ่งที่ได้กำหนดไว้อย่างถูกต้อง

จะนำ 5ส เข้ามาปฎิบัติ มีขั้นตอนอย่างไรเมื่อเราทราบ และเข้าใจหลักการของ 5ส แล้ว คราวนี้ หากเราจะนำ 5ส เข้ามาใช้ เราจะต้องทำเป็นลำดับขั้น ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1 การสะสาง (ส.1)
ขั้นตอนนี้สำคัญมาก เพราะหากทำผิดหลักการ และเรานำสิ่งของที่จำเป็นและยังมีค่าทิ้งออกไป สิ่งนั้นจะไม่มีวันได้กลับคืนมา (ห้ามกล่าวโทษว่า เพราะทำ 5ส ของจึงหาย) เพื่อป้องกันปัญหานี้ เราจะต้องเข้าใจความสัมพันธ์ของสิ่งของ ซึ่งแสดงดังผังความสัมพันธ์ของสิ่งของข้างล่างนี้

เมื่อเราเข้าใจความสัมพันธ์ของสิ่งของจากผังข้างต้นแล้ว เราจะเห็นว่า ในการทำ ขั้นตอนที่1 นี้ เราจะต้องเริ่มต้น ดังนี้

1. สำรวจ สิ่งของต่าง ๆ ที่มีอยู่ในสถานที่ทำงาน โดยใช้ผังความสัมพันธ์ของสิ่งของ เช่น เราสำรวจในห้องหนังสือ ดูว่า เรามีหนังสือต่าง ๆ อยู่เท่าใด หนังสือใด เป็นหนังสือที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว (ล้าสมัย , ชำรุด) หนังสือใดยังคงใช้งานอยู่ ก็ให้เราคัดออกเป็น 2 ส่วน (2 กอง)
2. แยกแยะ จากขั้นตอนนี้ เราจะได้สิ่งของเป็น 2 ส่วน คือ หนังสือที่ยังคงใช้งานอยู่ ซึ่งหนังสือส่วนนี้ เราจะต้องนำไปสู่การจัดเก็บอย่างเป็นระบบ (ส.2 – สะดวก) ต่อไป แต่สำหรับหนังสือในส่วนที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว ในส่วนนี้จะต้องพิจารณาต่อไปว่า จะทำอย่างไร เช่น จะโอนไปให้ใคร , จะบริจาคได้หรือไม่ (หนังสือยังมีคุณค่าอยู่สำหรับบุคคลอื่น) , จะขายโดยการชั่งกิโล (ประมาณกิโลละ 3 บาท) ดี หรือ ไม่ หรือทางเลือกสุดท้าย คือ ทิ้งไป ซึ่งทางเลือกสุดท้ายนี้ ควรไตร่ตรองให้รอบคอบก่อนทำ เพราะจะเป็นทางเลือกที่อาจนำไปสู่ผลกระทบอื่น ๆ ตามมาได้
   การสะสางนี้ สิ่งที่เราควรตระหนักเสมอ คือ มีสิ่งของใดที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่ได้ (re use) และสิ่งของใด นำมาแปรรูปใหม่ได้ (Recycle) ซึ่งทั้ง 2 วิธีนี้ จะเป็นการช่วยอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติ และปกป้องมิให้โลกเกิดมลภาวะได้อีกทางหนึ่ง (ถ้าทุกครอบครัวช่วยกันอย่างจริงจัง)
   เมื่อเรานำการสะสางแล้ว ก็จะเหลือสิ่งของที่จำเป็น และมีประโยชน์ต่อการใช้งาน เราก็จะนำไปวางระบบการจัดเก็บต่อไป (ส.2 – สะดวก) อนึ่ง เพื่อให้เกิดการทำการสะสางอย่างมีประสิทธิภาพ และประสิทธิผล ควรทำการสะสางอย่างค่อยเป็นค่อยไป และต่อเนื่อง โดยอาจจัดเวลาในการทำเป็นประจำทุกเดือน หรือทุกสัปดาห์ก็ได้

ขั้นตอนที่ 2 การจัดสะดวก (ส.2)
หลังจากที่เราได้แยกแยะสิ่งของในขั้นตอนสะสาง เป็นที่เรียบร้อยแล้ว ก็ถึงงานสำคัญ คือ การจัดเก็บของให้เข้าที่ เข้าทาง เพื่อให้ หยิบง่าย หายรู้ ดูงามตา ซึ่งโดยหลักการจัดสะดวกจะเน้นหลักการ ดังต่อไปนี้
 ต้องคำนึงถึงหลักการจัดให้เกิดประสิทธิภาพ ซึ่งโดยความหมาย คือ การจัดเก็บต้องจัดเก็บแล้วหยิบมาใช้ได้ง่าย โดยถ้าสิ่งของที่จัดเก็บหายไปจะต้องรู้ทันทีว่าสิ่งของนั้นหายไปจากที่จัดเก็บ และการจัดเก็บจะต้องจัดเก็บให้ดูสวยงาม
 ต้องคำนึงถึงหลักคุณภาพ คือ สิ่งของที่จัดเก็บจะต้องไม่เสื่อมคุณภาพ ได้แก่ ต้องไม่จัดเก็บแล้วเกิดการเปียกชื้น , จัดเก็บสิ่งที่เป็นโลหะแล้วไม่ทำให้เกิดสนิม , จัดเก็บแล้วต้องไม่ทำให้เกิดการแตกหัก (วางซ่อนทับกันทำให้ของชำรุดแตกหัก) และถ้าสิ่งของใด มีข้อกำหนด ก็ต้องจัดเก็บให้ถูกต้องตามข้อกำหนดของสิ่งของนั้น ๆ
 ต้องคำนึงถึงหลักความปลอดภัยโดยในการจัดเก็บจะต้องมีการป้องกันการโค่นล้ม , ต้องไม่จัดเก็บให้กีดขวางพื้นที่ ซึ่งทำให้สะดุด หรือกระแทกถูกสิ่งของที่จัดเก็บ , การจัดเก็บต้องไม่มีส่วนอันตรายยื่นจนอาจทำให้ได้รับอันตรายได้
 ต้องคำนึงถึงว่า หากเป็นของที่เราใช้บ่อย ๆ ก็ให้จัดเก็บไว้ใกล้กับตัวผู้ใช้งาน
 การจัดเก็บจะต้องเป็นไปตามมาตรฐานที่ทุกคนในบ้าน จะต้องรู้ ทราบ และสามารถนำไปใช้งานได้ง่าย

ดังนั้น การจัดสะดวกนั้น จะเน้นการทำดัชนี (Index) การจัดทำป้ายชี้บ่ง , การจัดทำฉลากอุปกรณ์ , การจัดทำทะเบียนสิ่งของติดไว้ที่หน้าตู้ หรือชั้นจัดเก็บ รวมไปถึง การใช้ความคิดริเริ่ม สร้างสรรค์ในการจัดเก็บอย่างหลากหลาย ดังนั้น ขั้นตอนของ ส.2 (ส – สะดวก) นี้ จะส่งเสริมให้เกิดการระดมสมอง ระดมความคิด เพื่อพัฒนารูปแบบและวิธีการจัดเก็บอย่างไม่มีขีดจำกัดอีกด้วย
ขั้นตอนที่ 3 การทำความสะอาด (ส.3)
การที่จะทำให้สิ่งของต่าง ๆ ที่เราจัดเก็บอย่างมีระเบียบเรียบร้อย ทำให้มีคุณค่าอย่างสมบูรณ์นั้น ความสะอาด ถือว่า เป็นหัวใจสำคัญ ดังนั้น ในขั้นตอนที่ 3 นี้ การทำความสะอาด ปัดกวาด เช็ดถูในทุก ๆ ส่วน แม้ในซอกมุมของห้อง , ของสิ่งของ (เช่น ด้านหลังโต๊ะ ใต้โต๊ะ ,ในมูลี่ เป็นต้น) โดยทั่วไปการทำ ส. สะอาด จะแบ่งเป็นขั้นตอนย่อย 3 ขั้นตอน คือ
1) การแบ่งพื้นที่ ออกเป็นส่วน ๆ และกำหนดผู้รับผิดชอบในการดูแล
2) การหาต้นตอสาเหตุของความสกปรก และแก้ไขที่ต้นเหตุของปัญหา
3) การทำความสะอาดใหญ่ (Big Cleaning) และการทำความสะอาดเป็นช่วง ๆ อย่างต่อเนื่อง เราจะพบว่า ความสะอาด ถือว่าเป็นพื้นฐานที่สำคัญของคุณภาพ ทั้งคุณภาพคน และคุณภาพงาน ดังนั้น การที่เรามีการทำ ส. สะอาด อย่างต่อเนื่อง ก็จะทำสถานที่ทำงานของเราน่าอยู่ น่าทำงาน สบายตาเมื่อได้มองดู และทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจ
ขั้นตอนที่ 4 สุขลักษณะ (ส. 4)
เมื่อเราได้ทำ ส.1 , ส.2 และ ส.3 มาแล้ว สิ่งที่จะเกิดขึ้นอย่างทันที คือ ส. สุขลักษณะ ซึ่งการเกิด ส. ที่ 4 นั้น จะเป็นผลลัพธ์ (out put) ที่เราสามารถจับต้อง และสัมผัสได้ทันที แต่การที่จะทำให้เกิดสุขลักษณะอย่างยั่งยืนนั้น จะต้องมีการกำหนดมาตรฐานของการดำเนินการตั้งแต่ ส.1 –ส.3 ไว้อย่างเป็นระบบ และมีลายลักษณ์อักษร ซึ่งเรามักจะเรียกกันว่า การกำหนดมาตรฐาน (Standard) ซึ่งหากเรามุ่งเน้นที่จะรักษามาตรฐานที่กำหนดขึ้นให้คงอยู่ก็จะช่วยทำให้เกิดสุขลักษณะอย่างแท้จริง
เมื่อถึงขั้นตอนที่ 4 นี้ บ้านเราก็คงน่าอยู่ น่าอาศัย ขึ้นเป็นกอง (สะอาด , เป็นระเบียบ ,ดูสวยงาม) ซึ่งสิ่งที่เป็นตัวสะท้อนจะออกมาทางสิ่งที่มนุษย์สัมผัสได้ ทั้งจากการมอง (ทางตา) , จากทางการฟัง (ทางหู) , จากการได้ดมกลิ่น (ทางจมูก) , จากการสัมผัสที่ร่างกาย (ทางผิวหนัง) ซึ่งทั้ง ตา , หู , จมูก และผิวหนัง นั้น มนุษย์จะสัมผัสได้โดยตรง ซึ่งนับว่า การประเมินวัดผล 5ส นั้น ถือว่า เป็นการวัดที่สะท้อนสิ่งที่เห็น สิ่งที่สัมผัสได้โดยตรง จึงง่ายต่อการประเมิน
ขั้นตอนที่ 5 สร้างนิสัย (5ส)
หากเราดำเนินการกิจกรรมนี้อย่างต่อเนื่อง จนเกิดความเคยชิน และถือว่า เป็นส่วนหนึ่งของการดำรงชีวิตได้แล้วนั้น ส. 5 ก็จะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ เหมือนกับทำเป็นกิจวัตรประจำวัน ซึ่งหากทุกคนในองค์กร ก้าวมาถึงขั้นที่ 5 นี้ได้แล้ว ก็นับว่า จะเกิดประโยชน์อย่างมหาศาล เพราะอะไรก็ตามที่ทำจนเป็นนิสัย (นิสัย 5 ส เป็นนิสัยที่ดี) วันใดไม่ได้ทำก็จะรู้สึกเหมือนว่า ขาดอะไรไปบางอย่าง ทำให้เราต้องทบทวน และย้อนกลับมาทำ โดยนิสัย 5 ส. นี้ จะปลูกฝังในจิตสำนึก โดยไม่ต้องเขียนแผน , เขียนตารางการทำ เพราะจะทำได้เหมือนเป็นส่วนหนึ่งของชีวิต เหมือนกับท่าน ที่ก่อนนอนต้องสวดมนต์ไหว้พระก่อนนอนทุกวัน จะสังเกตได้ว่า วันใด ท่านลืม จะมีสิ่งบางสิ่งมาเตือนจิต เตือนใจ ให้เราต้องย้อนกลับไปทำก่อน เพราะถ้าลืมสวด มักจะนอนไม่ค่อยหลับ หากเราปลูกฝังให้ในจิตสำนึก มี 5 ส (5S mind) ได้แล้ว ก็จะรู้สึกโล่ง เบา สบาย (สู่สูงสุดยอด) คืนสู่สามัญ (ไร้รูปแบบ) และเมื่อเวลานั้นมาถึง คุณภาพก็จะเกิดขึ้นอย่างยั่งยืนตลอดไป
จากแนวทางที่ได้เขียนมานั้นคิดว่าทุกท่านคงเข้าใจหลักการและแนวทางการนำกิจกรรม 5ส. ไปสู่การปฏิบัติ สิ่งที่สำคัญที่สุดหลังจากนี้ก็คือการนำไปลองทำดู อย่างค่อยเป็นค่อยไป เป็นขั้นเป็นตอน และในไม่ช้าความสำเร็จที่หวานชื่นคงรอให้เราสัมผัสอยู่เบื้องหน้า

ขอบคุณข้อมูลจาก : http://www.zekosafety.com/home.html